Como comentábamos en nuestro artículo anterior, las comunicaciones electrónicas han venido ganando más protagonismo y es evidente que seguirán este camino. El desarrollo de estos medios de comunicación llevan aparejado, por necesidad, el mismo desarrollo en medidas de seguridad que los protejan. También es necesario dotar de una protección legal a nuestras comunicaciones para poder usarlas en este plano llegado el momento.
Un escudo legal que nos proteja ante posibles conflictos, que nos de garantías probatorias o nos ayude a evitar posibles sanciones es muy recomendable. En ocasiones obligatorio y desde luego necesario para el buen desarrollo de multitud de proyectos.
En la sociedad actual la comunicación se ha ido digitalizando y las transacciones comerciales se realizan cada vez más a través de plataformas en línea, de hecho, el correo electrónico convencional es un medio de comunicación imprescindible. Surge una pregunta fundamental: ¿cómo podemos garantizar la integridad y autenticidad de la información que se transmite electrónicamente? Se utiliza con todo tipo de intenciones, desde motivos personales hasta comunicaciones laborales o comerciales, y por ello, puede tener implicaciones legales.
Un medio que nos va a ayudar a hacerlo es el correo electrónico certificado, una herramienta que agrega una capa adicional de seguridad a las comunicaciones y que también otorga un valor probatorio significativo en contextos legales y comerciales. En nuestro último artículo os explicamos en qué consistía este producto y os explicábamos algunas de sus ventajas legales.
En este artículo vamos a hablar sobre el valor probatorio del correo electrónico certificado de CODICERT.
El correo electrónico certificado.
Como os decíamos, en nuestro anterior artículo os explicamos de qué se trata este producto. Por recordarlo, un correo electrónico certificado, a diferencia de un correo electrónico convencional, incorpora un sistema que verifica la integridad del contenido del mensaje. También, por el tipo de producto, refuerza a ojos del destinatario la autenticidad de la identidad del remitente.
Estamos ante un producto que nos proporciona un certificado de contenido y de envío. También muestra hora y fecha de apertura, dirección IP de la máquina desde la que se abrió y el número de intentos de entrega.
El proceso del correo electrónico certificado nos garantiza la integridad de la comunicación, que el mensaje no ha sido alterado y que proviene del emisor. Es un producto que supone una evolución importante en la seguridad a la hora de enviar y recibir mensajes electrónicos.
Digamos que estamos ante una variante especializada del correo electrónico convencional. Va a otorgar características adicionales que garanticen la seguridad y la autenticidad de los mensajes enviados.
Su valor probatorio.
En el ámbito legal las pruebas y evidencias juegan un papel crucial, el correo electrónico certificado aquí puede ser un recurso invaluable. Deja una huella única y un registro detallado de la transmisión y la recepción del contenido, por lo que el correo electrónico certificado ofrece una sólida base para demostrar la autenticidad tanto del envío, como del 
contenido de la comunicación electrónica en procedimientos judiciales y disputas legales.
En diferentes países se reconoce el valor probatorio del correo electrónico certificado como una evidencia admisible en procedimientos judiciales, como se establece una custodia clara y documentada, es un tipo de comunicación perfecto para respaldar reclamaciones, contratos y otros acuerdos comerciales, y se puede utilizar para verificar la entrega de notificaciones y comunicaciones oficiales.
En el artículo 299.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil se dice que «También se admitirán, conforme a lo dispuesto en esta Ley, los medios de reproducción de la palabra, el sonido y la imagen, así como los instrumentos que permiten archivar y conocer o reproducir palabras, datos, cifras y operaciones matemáticas llevadas a cabo con fines contables o de otra clase, relevantes para el proceso.»
El legislador lo que hace es incorporar al procedimiento judicial la prueba electrónica, en la que encajaría un producto como el correo electrónico certificado.
La prueba electrónica es un medio de prueba admitido por los tribunales españoles, pero para asegurar su validez es necesario que se mantenga su integridad intacta, incluyendo el contenido, hora y fecha de envío.
Las garantías que hacen más fiable y seguro al correo electrónico certificado que a uno convencional, y por tanto, aumentan su valor probatorio incluyen:
- Integridad. Está protegido frente a modificaciones, el destinatario tiene garantizado que el contenido del correo es el mismo que le enviaron.
- Fecha y hora de envío. Se certifica la fecha de envío y hora, lo que permite demostrar a ciencia cierta el momento en el que se envió el correo electrónico.
Autenticidad y seguridad en el ámbito comercial.
En el ámbito comercial, es de vital importancia la seguridad de las transacciones y la autenticidad de las comunicaciones, estamos hablando de cuestiones que se convierten en críticas, y aquí, el correo electrónico certificado desempeña un papel vital.
Si vamos a enviar facturas, órdenes de compra u otros documentos comerciales, es mejor hacerlo a través de un correo electrónico certificado. Con este medio las empresas pueden confiar en que la información transmitida no ha sido alterada y tendrá más seguridad en que el remitente es quien dice ser.
Sucede lo mismo cuando estamos ante documentación del ámbito laboral, por la delicadeza de la misma nos interesa protegerla con una capa de seguridad extra, lo cuál probablemente nos interese en materia de contratación, despidos o cuando se hagan las comunicaciones requeridas por la ley para, por ejemplo, convocar una huelga.
También podrá ser utilizado como prueba de notificación en casos de incumplimiento de contratos o disputas comerciales. Por ejemplo, para reclamar un impago de un contrato de arrendamiento. Contaremos con un registro detallado de la entrega y recepción del mensaje, esto nos ayudaría para la resolución de conflictos en cuanto al contenido y la fecha de comunicaciones.
Con lo que estamos viendo podemos comprobar que el correo electrónico certificado se puede utilizar como prueba para una gran variedad de casos, algunos de los comunes son:
- Contratos. Firma de contratos electrónicos.
- Comunicaciones comerciales. Contrataciones comerciales, facturas, reclamaciones de impagos, comunicaciones importantes a clientes o proveedores…
- Comunicaciones internas. Como por ejemplo convocatorias de huelgas o juntas.
- Notificaciones. Se puede utilizar para enviar notificaciones legales, como notificaciones de despido, de resoluciones de contrato, notificaciones de demanda… Incluso para la Administración Pública, que tiene que la obligación de notificar en algunos casos de forma electrónica, sería útil este tipo de servicios.
Es una herramienta muy valiosa de cara a proteger los derechos en procesos legales. Recordemos que va a otorgar a nuestro mensaje mayor fiabilidad que un correo ordinario al protegerse frente a modificaciones y que va a probar la trazabilidad del mensaje al incluir la fecha y la hora de envío certificadas.
Conclusión.
Los correos electrónicos certificados emergen como una respuesta sólida a los desafíos de seguridad en la comunicación digital. Nos da más garantías de la identidad del remitente y garantiza la integridad del contenido, lo que establece un estándar importante de confianza. El correo electrónico certificado se va configurando como una herramienta fundamental para asegurar las comunicaciones en línea, todo ello en un contexto en el que lo digital no para de crecer.
Codicert cuenta con un servicio de correo electrónico certificado que cumple con las garantías legales y a un precio altamente competitivo, los pasos para enviarlo son muy sencillos como hemos descrito en este artículo. Os invitamos a que le echéis un vistazo y así comprobéis como este servicio se puede adaptar a vuestras necesidades.