La relación entre los autónomos y las certificaciones electrónicas: firma electrónica y certificado Cualificado de Autónomo

Los autónomos y las certificaciones electrónicas están estrechamente relacionadas porque el trabajador por cuenta propia debe de conocer muy de cerca cómo funciona internet para gestionar gran parte de sus actividades en el día a día. Así, no solo hablamos de trato con los clientes, también del proceso de alta, comunicación a la Seguridad Social y Hacienda, contacto con los asesores y demás procesos en los que la certificación electrónica juega un papel fundamental.

En este artículo, en MailCertificado vamos a resumir cuáles son algunas de las actividades que los autónomos (como norma general) realizan a través de internet y en las precisan el uso de sistemas de certificación digital como la firma electrónica o el Certificado Cualificado de Autónomo.

Además, si tienes una empresa, recuerda que puedes hablar con nuestro equipo de expertos para analizar si es conveniente que te transformes digitalmente e implantes este sistema de comunicaciones para agilizar los trámites con tus trabajadores y clientes.

¿Por qué los autónomos y las certificaciones electrónicas están relacionados?

Volviendo al tema que nos ocupa, un autónomo, con el simple hecho de darse de alta, debe contactar con la Seguridad Social y con Hacienda, como mínimo. Ahora bien, no es tan fácil como pedir cita y que un agente de este organismo te solucione el problema: los trabajadores por cuenta propia deben de hacerlo todo por sí mismos, a través de internet y utilizando métodos de identificación como Cl@ve o el certificado digital.

Ya en el día a día, estos sistemas de identificación que ofrecen los organismos públicos los seguiremos utilizando para completar y enviar los modelos trimestrales, los modelos anuales y cualquier comunicación que tengamos que realizar con la Seguridad Social y/o Hacienda (cambio de domicilio, modificación de la domiciliación bancaria, etc.).

En el caso de autónomos que hayan formado empresas, es importante hablar con empresas especializadas en certificaciones electrónicas como MailCertificado porque cada vez es más importante implantar estos sistemas. En sectores como el jurídico, el de energía o el de recursos humanos, un buen sistema de certificaciones electrónicas (a través de firmas electrónicas, certificados o comunicaciones) acelera el trabajo y reduce los tiempos de espera.

Ahora bien, en el mundo de los autónomos y las certificaciones electrónicas, hay un concepto clave para cualquier trabajador por cuenta propia que debe de comprender a la perfección: la firma electrónica.

La firma electrónica 

¿Qué es la firma electrónica? No es más que un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

• Identificar de forma inequívoca al firmante.
• Asegurar la integridad del documento firmado: es el mismo que el original, y no sufre alteración o manipulación.
• Asegurar el no repudio del documento firmado: así, el firmante no puede decir a posteriori que él no ha firmado el documento, porque los datos para hacer la firma son únicos y exclusivos.

Sabiendo esto, es evidente que el autónomo, como trabajador, ha de firmar documentos constantemente utilizando la firma electrónica, porque su ambiente de trabajo es realmente internet. Hay profesiones en las que los autónomos también pueden ejercer su profesión físicamente, pero por lo general, el trabajador por cuenta propia debe identificarse desde un ordenador para desarrollar su actividad con normalidad.

Y no solo hacer su actividad: la firma electrónica es el método que utilizan organizaciones como la Seguridad Social o Hacienda para hacer valer sus comunicaciones. Por ejemplo, cuando envían una notificación, al leerla hay que firmarla para que el remitente pueda ser consciente de que se ha recibido de forma correcta. En caso contrario, si no se lee, se puede enviar una segunda vez según cada normativa administrativa.

La firma electrónica, eso sí, no es un sistema limitado únicamente a los autónomos: si bien es cierto que los autónomos y las certificaciones electrónicas están estrechamente relacionados, los trabajadores por cuenta ajena, por ejemplo, realizarán su Declaración de la Renta a través de la firma electrónica y los certificados digitales. Y estos últimos (una clave digital que asegura que quien consulta la información es dicha persona) permite acceder a todo tipo de datos: informe de vida laboral, calculadora de pensiones, petición de ayudas familiares o acceso al desempleo.

En definitiva, los autónomos y las certificaciones electrónicas tienen relación porque es el sector del empleo que más debe lidiar con sistemas de firma electrónica y certificados digitales. No es baladí, porque las propias administraciones empujan a los trabajadores por cuenta propia a realizar sus trámites a través de internet, y si no comprendes cómo funciona o no sabes cómo se obtienen estos sistemas, puedes verte en un serio aprieto.

MailCertificado, la empresa líder en certificaciones electrónicas

En Codicert, quizás no podemos ayudarte a lidiar como autónomo con las certificaciones electrónicas a las que debes de enfrentar con la administración pública, pero si eres un trabajador por cuenta propia que ha formado una empresa, sí te aconsejamos pasarte al mundo de la transformación digital.

Somos una empresa especialista y líder en comunicaciones certificadas y contratos online con plena validez legal, por lo que el trato de persona a persona que tanto se ha visto limitado por el trabajo queda atrás. Ahora, y gracias a Codicert, podrás implantar como autónomo sistemas de firma electrónica de contratos, de mandato SEPA o de consentimientos sin salir de la oficina allá donde esté la otra parte. Y por supuesto, notificar cualquier tipo de comunicación a través de correo electrónico o mensaje de texto.

El mundo ha cambiado, y sigue cambiando a pasos agigantados. Ha llegado la hora de decir adiós a lo tradicional, y dar la bienvenida al ordenador, al móvil y a la tablet. Nuestra firma ahora se hace a través de estos dispositivos, y en Codicert te ayudaremos a dar un paso hacia adelante.